8.60.10 Dienstanweisung zum Verfahren bei Maßnahmen der Bauunterhaltung, Wartungsmaßnahmen und Entsorgungsmaßnahmen
Dienstanweisung zum Verfahren bei Maßnahmen der
Bauunterhaltung und Wartungsmaßnahmen
Vom 25. Mai 2000
i.d. Fassung vom 18.02.2002, (Mitt. TUC 2002, Seite 44)
zuletzt geändert (Mitt. TUC 2008, Seite 111)
Die Maßnahmen der Bauunterhaltung für die Technische Universität Clausthal werden ausgeführt durch das Staatliche Baumanagement Harz (im folgenden: 1. Teil) und durch die Technische Verwaltung der Technischen Universität Clausthal (im folgenden: 2. Teil).
1. Teil:
Ausführung durch das Staatliche Baumanagement Harz
Über die Ausführung von Maßnahmen der Bauunterhaltung durch das Staatliche Baumanagement haben Universität und Staatliches Baumanagement am 17. Februar 1995 eine Verwaltungsvereinbarung getroffen, die auch bereits wesentliche Aufgaben für die Technische Verwaltung enthält. Diese Verwaltungsvereinbarung, zuletzt geändert am 18. April 1997, ist fortgeschrieben worden durch den 1. Nachtrag vom 11./16. Februar 1999 und dem 2. Nachtrag vom 26. November/03. Dezember 1999 und wird im Folgenden wiedergegeben:
§ 1
Seit dem 1. Januar 1995 obliegt der Hochschule die Bauunterhaltung in den Liegenschaften des Landes, die der Technischen Universität Clausthal gewidmet sind. Die Ausgaben werden im Kapitel der Hochschule 0616 veranschlagt. Die Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Landes - RL Bau - in der jeweils gültigen Fassung finden entsprechend Anwendung, jedoch mit den im folgenden festgelegten Maßgaben.
§ 2
(1) Die Technische Universität Clausthal übernimmt vom Staatlichen Baumanagement Harz die Baubedarfsnachweisung mit Stand vom 07. März 1994. Die Baubedarfsnachweisung ist fortzuschreiben.
(2) Die Fortschreibung der Baubedarfsnachweisung erfolgt in der Regel aufgrund von Vorschlägen des Staatlichen Baumanagement Harz oder des Technischen Betriebsdienstes der Technischen Universität Clausthal. Die Baubegehung dient einer Überprüfung der Baubedarfsnachweisung und zur gegenwartsnahen Feststellung der notwendigen Bauunterhaltungsmaßnahmen.
(3) Der Vorschlag für eine Bauunterhaltungsmaßnahme ist mit einem Kostenvoranschlag zu versehen; er soll einen Hinweis auf die Dringlichkeit der Maßnahme enthalten.
§ 3
Die Führung der Baubedarfsnachweisung sowie die Einstufung der Dringlichkeit der Arbeiten erfolgt anhand der Anlage 1.
§ 4
(1) Die Hochschulleitung entscheidet unter Beteiligung des Staatlichen Baumanagement Harz über die Reihenfolge der Maßnahmen.
(2) Die Technische Universität erteilt dem Staatlichen Baumanagement Harz schriftlich unter Festlegung des Kostenansatzes für jede durchzuführende Maßnahme unter Angabe der Kostenstelle einen besonderen Auftrag. Für Kleine Bauunterhaltungsmaßnahmen erhält das Staatliche Baumanagement eine Pauschale. Das Staatliche Baumanagement Harz plant die Durchführung der Maßnahmen. Es erteilt die Aufträge, die zur Durchführung erforderlich sind und handelt dabei im Auftrage des Landes Niedersachsen, vertreten durch die zuständigen Organe der Technischen Universität Clausthal.
(3) Das Staatliche Baumanagement Harz überwacht die Einhaltung der Kostenansätze und teilt einen etwaigen Mehrbedarf rechtzeitig mit.
(4) Das Staatliche Baumanagement Harz leitet der Technischen Universität Clausthal die Einzelrechnungen unter Bescheinigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit zur Zahlung zu. Dabei ist die von der Technischen Universität festgelegte Kostenstelle anzugeben.
(5) Maßnahmen mit einem Kostenvolumen bis zu 5.000,00 € werden aus der Pauschale für Kleine Bauunterhaltungsmaßnahmen bestritten. Für Rechnungen derartiger Maßnahmen gelten die Absätze 3 und 4 entsprechend.
(6) Das Staatliche Baumanagement Harz teilt der Technischen Universität Clausthal den Abschluss einer Bauunterhaltungsmaßnahme schriftlich mit. Dabei sind alle im Zusammenhang mit der Baumaßnahme angefallenen Kosten auf dem dafür vorgesehenen Formblatt - Anlage 2 - aufzuführen.
§ 5
Die Hochschulleitung entscheidet unter Beteiligung des Staatlichen Baumanagement Harz über die Maßnahmen, die vom Technischen Betriebsdienst auszuführen sind.
§ 6
Das Staatliche Baumanagement Harz kann Notmaßnahmen auch ohne besonderen Auftrag oder ohne Entscheidung der Hochschulleitung durchführen. Eine Notmaßnahme liegt vor, wenn vor der Inangriffnahme eine Entscheidung der Hochschulleitung nicht eingeholt werden kann: die Arbeiten sind auf die unerlässlich notwendigen Maßnahmen zu beschränken. Die Notmaßnahme ist der Hochschulleitung in der Regel ohne Verzug, spätestens am nächsten Werktag, unter Angabe einer Kostenschätzung mitzuteilen.
2. Teil:
Ausführung durch die Technische Verwaltung
In Ergänzung der Verwaltungsvereinbarung mit dem Staatlichen Baumanagement Harz gilt für die Ausführung von Maßnahmen der Bauunterhaltung durch die Technische Verwaltung Folgendes:
§ 1
(1) Die Fortschreibung der Baubedarfsnachweisung (Teil 1, § 2 Abs. 2) obliegt der Technischen Verwaltung.
(2) Nach Ende des Wirtschaftsjahres ist die Baubedarfsnachweisung abzuschließen, indem
a) die neu im Wirtschaftsjahr aufgenommenen Bauunterhaltungsmaßnahmen
b) die abgeschlossenen Bauunterhaltungsmaßnahmen und
c) die in das folgende Wirtschaftsjahr zu übernehmenden Bauunterhaltungsmaßnahmen
ermittelt werden.
§ 2
Die Technische Verwaltung führt Maßnahmen der Bauunterhaltung aus
1. durch Vergabe eines Auftrages an einen Unternehmer oder
2. mit eigenen Mitteln oder
3. durch eine Einrichtung der Technischen Universität Clausthal.
§ 3
Im Hinblick auf das Abrechnungsverfahren ist folgendes zu beachten.
(1) Die Maßnahmen der Bauunterhaltung sind Kostenstellen zuzuordnen, die in der Kostenstellenrechnung gebäudebezogen gebildet werden. Die derzeit gültige Übersicht über die Gebäudekostenstellen ist als Anlage 3 beigefügt.
(2) Vergibt die Technische Verwaltung einen Auftrag an einen Unternehmer, so sind Rechnung und Abrechnung nach Einzelmaßnahmen abzuwickeln und bei der Buchhaltung kostenstellenbezogen anzuweisen.
(3) Maßnahmen mit einem Kostenvolumen bis zu 5.000,00 € werden aus der Pauschale für kleine Bauunterhaltungsmaßnahmen bestritten. Für Rechnungen derartiger Maßnahmen gelten die Abs. 1 und 2 entsprechend.
(4) Beschaffungen der Technischen Verwaltung, die der Bauunterhaltung dienen aber nicht unmittelbar kostenstellenbezogen erfolgen, werden in das Lager der Technischen Verwaltung genommen.
Handelt es sich hierbei um Material von geringem Wert und kurzer Lagerverweildauer (Kleinmaterial), kann dieses jedoch kostenstellenbezogen sofort als Aufwand erfasst werden.
Jedes Gewerk lagert seine Materialien in eigenen Räumen; für jedes Lager wird in der Buchhaltung ein Bestandskonto (Lagerkonto) geführt.
Über die Lagerentnahmen sind gewerkeweise Entnahmelisten zu führen, die mindestens quartalsweise bei der Buchhaltung abzuliefern sind. Die Entnahmen sind einzelnen Maßnahmen und Kostenstellen zuzuordnen. Das Muster der Entnahmeliste ist als Anlage 4 beigefügt (Kosten des Personaleinsatzes werden vorläufig nicht erfasst.).
Zum Stand 31.12. wird eine Lagerbestandsaufnahme (Inventur) durchgeführt. Das am 31.12. vorhandene Kleinmaterial (siehe Satz 2) ist in den Inventurbestand mit aufzunehmen und zu bewerten.
(5) Werden Bauunterhaltungsmaßnahmen im Auftrage der Technischen Verwaltung durch Einrichtungen der Technischen Universität ausgeführt und dabei die Sachrechnungen aus Zentralmitteln beglichen, ist Abs. 1 entsprechend anzuwenden. Stellt die Technische Verwaltung Baumaterial aus ihrem Lager zur Verfügung, ist die Entnahme unter Anwendung von Abs. 4 Satz 4 in der Entnahmeliste zu verzeichnen.
(6) Aus der Kostenstellenrechnung werden monatlich und jährlich kostenstellenweise (gebäudeweise) Berichte über die Bauunterhaltungsmaßnahmen erstellt, die der Technischen Verwaltung zur Verfügung gestellt werden. Die Monatsliste enthält nach Kostenarten ausgewiesene Ist-Beträge.
Die Jahresliste enthält
a) nach Kostenarten und
b) zu den Kostenarten nach einzelnen Posten
ausgewiesene Ist-Beträge.
(7) Die Kostenstellenberichte und die Aufzeichnungen der Technischen Verwaltung sind monatlich abzustimmen.
(8) Das Technische Dezernat übersendet dem Vizepräsident für Rechtsangelegenheiten und Verwaltung monatlich eine entsprechende Auflistung über die abgeschlossenen Baumaßnahmen.
(9) § 6, 1. Teil, gilt für das Technische Dezernat der Technischen Universität Clausthal entsprechend.
3. Teil:
Wartungsmaßnahmen und Entsorgungsmaßnahmen
§ 1
(1) Die Technische Verwaltung bewirtschaftet die Ansätze für
- Fremdwartung der Betriebstechnik,
- Wartung und Instandsetzung der Telekommunikationsanlagen,
- Miete und Wartung der Brandmelde- und Notrufanlagen,
- Unterhaltung der Feuerlöschanlagen,
- Leuchtmittel,
- Pflege der Außenanlagen und Streumaterial
nach Maßgabe entsprechender Budgetzuweisungen.
(2) Diesen Ansätzen zuzurechnende Maßnahmen werden ausschließlich auf der jeweiligen Budgetkostenstelle angeordnet und gebucht.
(3) Materialentnahmen in diesem Bereich aus dem Lager der Technischen Verwaltung sind in entsprechender Anwendung von Teil 2, § 3 Abs. 4 Satz 3 - 5 zu behandeln.
§ 2
Materialrechnungen und Lagerentnahmen für Eigenwartung sind in entsprechender Anwendung der Regelungen für die Lagerbuchhaltung abzuwickeln und aus dem Bauunterhaltungsbudget zu begleichen.
4. Teil:
Sachliche und rechnerische Richtigkeit
§ 1
Die Technische Verwaltung leitet die Rechnungen und Abrechnungen der Finanzbuchhaltung unter Bescheinigung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit zur Zahlung an. Die Kostenstelle ist anzugeben.
§ 2
Soweit Einrichtungen der Universität für Maßnahmen Drittmittel einsetzen, obliegt ihnen die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Die Rechnung ist der einschlägigen Drittmittelkostenstelle zuzuordnen.
5. Teil:
Die Dienstanweisung vom 15. Juli 1998 wird aufgehoben.