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Das Präsidium der Technischen Universität Clausthal hat in seiner Sitzung am 11. Januar 2006 die nachfolgende Richtlinie zur Genehmigung von Dienstreisen beschlossen:
I
Inhaltsübersicht
Delegation der Genehmigung von Dienstreisen
| 1. | Begriffsbestimmungen |
| 1.1 | Dienstreisende |
| 1.2 | Dienstreisen |
| 1.3 | Auslandsdienstreisen |
| 1.4 | Dienstgeschäft |
| 1.5 | Dienstreisen in Verbindung mit privaten Reisen |
| 2. | Genehmigungsverfahren |
| 2.1 | Genehmigung von Dienstreisen |
| 3 | Beantragung von Dienstreisen |
| 3.1 | Vordrucke |
| 3.2 | Antrag und Genehmigung vor Antritt |
| 3.3 | Reiseziel und Beförderungsmittel |
| 3.3.1 | Wahl des Beförderungsmittels |
| 3.3.2 | Beförderungsmittel Privatkraftfahrzeug |
| 3.3.3 | Beförderungsmittel Flugzeug |
| 3.4 | Finanzierung |
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Verzeichnis der Anlagen
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Delegation der Genehmigung von Dienstreisen
Das Präsidium überträgt die Zuständigkeit für die Genehmigung von Dienstreisen an der der Technischen Universität Clausthal wie folgt:
Dienstreisende | Genehmigende Stelle |
Professorinnen und Professoren, die Reisekostenerstattung in Anspruch nehmen wollen | Dekan/-in |
Leiterinnen und Leiter der Zentralen Einrichtungen | Hauptamtliche/r Vizepräsident/-in |
Dezernenten | Hauptamtliche/r Vizepräsident/-in |
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stabsstellen | Vizepräsident/-in des jeweiligen Ressorts |
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Dezernate | Dezernent/-in |
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fakultäten, Zentralen Einrichtungen und Institute | Leitung der jeweiligen Hochschuleinrichtung |
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Diese Zuständigkeiten gelten auch für die Genehmigung von Dienstreisen, die mit einem Urlaub verbunden werden sollen, oder von mehr als 14 Tagen.
Dienstreisen der Professorinnen und Professoren, bei denen auf eine Reisekostenerstattung verzichtet wird, sind der Dekanin/dem Dekan rechtzeitig anzuzeigen.
1.Begriffsbestimmungen
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1.1 Dienstreisende
Dienstreisende sind:
a) im Landesdienst stehende Professorinnen und Professoren sowie Beamtinnen und Beamte (einschl. beamtete Hilfskräfte),
b) im Landesdienst stehende Angestellte sowie Arbeiterinnen und Arbeiter,
c) im Landesdienst stehende wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte, die eine Dienstreise ausführen.
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Sofern diese Personen Reisen im dienstlichen Interesse der TU Clausthal durchführen, handelt es sich nicht um Dienstreisen, sondern um Reisen Außenstehender.
1.2 Dienstreisen
Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. Sie müssen schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sein. Dienstreisen von Professorinnen und Professoren bedürfen im Hinblick auf das Amt dieser Dienstreisenden keiner Genehmigung, wenn Reisekostenvergütung nicht beantragt werden soll.
1.3 Auslandsdienstreisen
Auslandsdienstreisen sind Dienstreisen im oder ins Ausland sowie vom Ausland ins Inland (§ 14 Abs. 1 BRKG). Bei Auslandsdienstreisen sind neben den Vorschriften des BRKG insbesondere die Regelungen der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) in der zurzeit gültigen Fassung zu beachten.
Erfolgt eine Auslandsdienstreise im Rahmen einer Kooperationsvereinbarung, sollte hierauf im Dienstreiseantrag besonders hingewiesen und der jeweils zuständige Senatsbeauftragte informiert werden.
1.4 Dienstgeschäft
Ein Dienstgeschäft liegt vor, wenn Aufgaben verfolgt werden, die zum Hauptamt an der Technischen Universität Clausthal gehören.
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Kollidiert eine Dienstreise mit Lehrveranstaltungen, die im Rahmen der Studienplanung oder ergänzend dazu angekündigt wird, ist die Vertretung sicherzustellen.
1.5 Dienstreisen in Verbindung mit privaten Reisen
Bei der Genehmigung von Dienstreisen, die mit privatem Aufenthalt verbunden werden soll, ist besonders zu beachten, dass die Reise allein durch das auswärtige Dienstgeschäft verursacht sein muss.
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In den entsprechenden Fällen ist der Antragsteller auf diese Folgen hinzuweisen.
2. Genehmigungsverfahren
2.1 Genehmigung von Dienstreisen
Die Durchführung von Dienstreisen bedarf grundsätzlich der schriftlichen Anordnung oder Genehmigung durch die zuständige Stelle.
Für Professorinnen und Professoren gilt dabei die folgende Besonderheit:
Professorinnen und Professoren nehmen die ihnen übertragenen Aufgaben nach
§ 24 NHG selbstständig war. Sie bedürfen deshalb für Dienstreisen zur Erledigung dieser Aufgaben nur dann einer Genehmigung nach dem BRKG, wenn sie eine Reisekostenerstattung in Anspruch nehmen wollen. Dabei ist es unerheblich, ob die Reisekostenerstattung aus Mitteln des Landeszuschusses oder aus Drittmitteln bestritten wird, denn auch Drittmittel sind Haushaltsmittel des Landes. Soweit auf eine Reisekostenerstattung verzichtet wird, ist deshalb eine Dienstreisegenehmigung nicht erforderlich.
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3. Beantragung von Dienstreisen
3.1 Vordrucke
Für den Antrag auf Genehmigung oder die Anzeige einer Dienstreise sind die als Anlagen 1 und 2 beigefügten Vordrucke zu verwenden.
Diese und weitere im Folgenden genannten Vordrucke stehen im Internet auf der Homepage der TU Clausthal unter dem Direktlink „Formularwesen“ zur Verfügung.
3.2 Antrag und Genehmigung vor Antritt
Die Genehmigung der Dienstreise muss grundsätzlich vor ihrem Antritt erteilt und daher rechtzeitig vorher beantragt werden. Kann in Ausnahmefällen - z.B. bei unaufschiebbaren dringenden Angelegenheiten - die Genehmigung nicht vor Reiseantritt eingeholt werden, so ist der Genehmigungsantrag unverzüglich unter Angabe der Verzögerungsgründe nachzuholen.
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Soll eine Dienstreise mit einer Urlaubsreise oder einer anderen privaten Reise zeitlich verbunden werden, so ist dies im Antrag besonders darzustellen.
3.3 Reiseziel und Beförderungsmittel
Das Reiseziel, der Reiseweg und das Beförderungsmittel sind genau anzugeben, insbesondere bei Zwischenstationen oder Umwegen.
3.3.1 Wahl des Beförderungsmittels
Bei Dienstreisen soll nach Möglichkeit das wirtschaftlichste Beförderungsmittel genutzt werden, aber auch ökologische Gesichtspunkte sowie Gründe, die sich aus der dienstlichen Fürsorgepflicht herleiten lassen, sollten bei der Auswahl des Beförderungsmittels eine Rolle spielen.
Hinzu kommt, dass gerade auf längeren Strecken zumeist die Nutzung regelmäßig verkehrender Verkehrsmittel auf Grund durchweg zumutbarer Veränderungen als sachgerecht angesehen wird.
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3.3.2 Beförderungsmittel Privatkraftfahrzeug
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Dieses liegt vor, wenn die Benutzung eines privaten Kfz besonders wirtschaftlich ist oder nach Eigenart des im Zusammenhang mit der Dienstreise zu erledigenden Dienstgeschäftes zwingend geboten ist.
Beispiele:
a) Durch Benutzung eins privaten Pkw für eine Dienstreise, an der mehrere Beschäftigte teilnehmen, verringern sich die von der Dienststelle zu erstattenden Reisekosten deutlich etwa im Vergleich zu den Kosten für Fahrten mit der Bahn.
b) Die dienstliche Tätigkeit am Geschäftsort erfordert den Einsatz von Gerätschaften und sonstigem Dienstgepäck. Der Transport dieser Gegenstände mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln ist nicht oder nur unter erheblich erschwerten Bedingungen möglich.
3.3.3 Beförderungsmittel Flugzeug
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Die vorstehenden Grundsätze gelten auch in den Fällen, in denen Dienstreisen aus Mitteln Dritter finanziert werden, und zwar auch dann, wenn die Bewilligungsbedingungen eines Geldgebers abweichende Regelungen vorsehen sollten.
3.4 Finanzierung
Die Finanzierung einer Dienstreise muss vor ihrem Antritt gesichert sein. Durch Bezeichnung der entsprechenden Kostenstelle auf dem Antragsformular wird gleichzeitig erklärt, dass ausreichende Mittel für die beantragten Dienstreisen zur Verfügung stehen.
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Die für die Abrechnung von Dienstreisen maßgeblichen Regelungen werden durch Rundschreiben bekannt gegeben.
II.
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Diese Richtlinie tritt mit Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig wird die „Richtlinie zur Genehmigung von Dienstreisen vom 2. März 2004“ aufgehoben.